Aplicación y evaluación de los sistemas de gestión documental open source caso de estudio: “municipalidad provincial de Huamalíes” e “instituto nacional de estadística e informática Huánuco” 2019

Abstract

La investigación se centró en la implementación de los Sistemas de Gestión Documental (SGD) en las instituciones: Municipalidad Provincial de Huamalíes y el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) de la ciudad de Huánuco. La investigación se realizó bajo la metodología de la investigación cuantitativa de tipo aplicativo con un diseño no experimental. Aparte de la implementación y capacitación se logró hacer un estudio descriptivo comparativo para demostrar las similitudes de ambos sistemas y preferencias por los usuarios de cada institución. La implementación se llevó a cabo primero en la fase virtual, utilizando máquinas virtuales para las pruebas correspondientes, luego se implementó físicamente en los servidores o computadores de cada institución, para luego realizar las capacitaciones en uso de los sistemas. Durante la fase de capacitación también se realizó a la par el proceso de digitalización de documentos utilizados en las instituciones, documentos como, por ejemplo: informes, solicitudes, órdenes de compra, resoluciones, cartas, oficios entre otros. En la fase de aplicación o uso, se empezó a evaluar y a controlar el uso de los sistemas en ambas instituciones aplicando encuestas en ambos casos. La guía práctica para la implementación de un sistema de archivo y gestión documental, sirvió para tomar en cuenta las dimensiones e indicadores a evaluar. En el caso de la Municipalidad Provincial de Huamalíes se empleó el sistema de gestión documental: Alfresco, mientras tanto en el INEI de Huánuco se empleó el sistema de gestión documental: OpenKM; ambos sistemas son del tipo software libre, y no se necesitó altas prestaciones de hardware para poder usar los sistemas ya que las versiones instaladas necesitaron requerimientos mínimos. Para el uso de los sistemas de gestión documental se necesitaron computadoras con un navegador instalado y conectado a la red de datos.